„Die unendliche Geschichte“ Protokolldienst im Amtsbereich Crivitz!

Wiederholter Vorstoß einer Amtsvorsteherin im Amt Crivitz!

Kommunen sollen ihre Sitzungsprotokolle in der Zukunft selber schreiben? Sparpolitik als Resultat aus dem Haushaltsplan 2022 im Amt Crivitz? Wiederholter Vorstoß einer Amtsvorsteherin im Amt Crivitz am 08.12.2021!

Der Amtsausschuss des Amtes Crivitz tagte letztmalig 2021 am 08.12.2021 in Sukow – Einwohner waren nicht anwesend. Es standen wichtige Themen an: die Jahresabschlüsse 2017 /2018 sowie der Haushalt 2022 unter Corona Bedingungen und die finanzielle Entwicklung! Der Ergebnishaushalt weist ein Defizit von -1.637.300 EUR aus und der Finanzhaushalt ein Defizit von -1.235.900 EUR. Im Planjahr 2022 entsteht im Amt Crivitz ein Finanzbedarf in Höhe von ca. 5,92 Millionen Euro .Das sind 2,0Mio.€ mehr gegenüber dem Vorjahr (3,12Mio.€ 2021) eine Steigerung um 64% . Dieser wird zum Teil durch die liquiden Mittel gedeckt. Am Ende des Haushaltjahres 2022 sind nur noch 82.266,07€ an liquiden Mitteln vorhanden.

Ursache dafür sind ca. 1,0 Mio.€ Steigerung der Personalkosten, ca. 0,9 Mio.€ Sach- und Dienstleistungen und ca. 0,2 Mio.€ sonstige Aufwendungen.

Bereits einen Tag später informierte ein Abgeordneter des Amtsausschuss am 09.12.2021 in seiner Gemeinde über die Themen in der Debatte und über einen heiklen Vorschlag der Amtsvorsteherin Frau Brincker:

Herr……….berichtet, dass Frau Brincker im letzten Amtsausschuss erläutert hat, dass durch die Amtsverwaltung nicht mehr alle Sitzungen protokolliert werden können. Hier wird aktuell überlegt, ob ab 2022 nur noch beschließende Ausschüsse protokolliert werden.“(laut Protokoll der Gemeinde).

Ist das der erste Versuch einer Sparpolitik? Vorstoß der Amtsvorsteherin am 08.12.2021!

Seltsames:

Im vorläufigen Protokoll der Sitzung des Amtsausschusses (vorläufig veröffentlicht) steht dazu „nichts“ . Auch im Bericht der Amtsvorsteherin Frau Brincker über wichtige Angelegenheiten des Amtes Crivitz steht dazu nur:

Der Bericht der Amtsvorsteherin sowie die Aufstellung der Auftragsvergaben werden dem Protokoll als Anlage beigefügt.“

Ist er aber nicht! Er ist schlicht und einfach nicht veröffentlicht!

Nun, schaut man sich das gesamte Protokoll an, so könnte man den Eindruck haben, daß es dazu gar keine Diskussion gab? Das angesprochene Thema „Sitzungsprotokolle“ taucht überhaupt nicht auf – so sparsam ist man bereits geworden mit Informationen! Obwohl ausgesagt wird, daß man nicht mehr alle Sitzungen protokollieren kann“!?

Warum wohl nicht? Ist das Thema zu heiß? Sind die Kosten zu hoch?

Oder sind das die ersten Auswirkungen auf Sparmaßnahmen aus der seit langem angekündigten Prozessoptimierung, wo Prozesse überprüft und eine Optimierungen in Angriff genommen werden soll?

Was sagt die Kommunalverfassung zum Anfertigen von Niederschriften?

§ 29 KV M-V – Sitzungen der Gemeindevertretung (8) Über jede Sitzung der Gemeindevertretung ist eine Niederschrift nach näherer Bestimmung in der Geschäftsordnung anzufertigen. Die Niederschriften über den öffentlichen Teil der Sitzungen sind der Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

Die Niederschrift ist Grundlage der Ausführung von Beschlüssen. Mit ihr ist Nachweis darüber zu führen, dass die formellen Voraussetzungen für die Behandlung einer Angelegenheit in der Gemeindevertretung erfüllt waren und mit welchem Ergebnis die Angelegenheit beraten bzw. beschlossen wurde (so genannte Beurkundungsfunktion).

Damit insofern kein Zweifel an dem genauen Wortlaut der Beschlüsse besteht und eine nachträgliche Überprüfung des Sitzungsablaufs, des Vorliegens der Beschlussfähigkeit, der Anträge und der Abstimmungsergebnisse möglich ist, sollte durch die Geschäftsordnung festgelegt werden, wie die Niederschrift in solchen Fällen und generell geregelt werden sollte.

Wird jedoch die Fertigung eines Wortprotokolls gewünscht bzw. beantragt zu einem Tagesordnungspunkt, obwohl die Geschäftsordnung ein solches nicht vorsieht, so muss hier in der Sitzung ein Antrag zur Geschäftsordnung mit dem Ziel gestellt werden, ein Wortprotokoll ab Antragstellung zu führen. Soweit, wird ab diesem Zeitpunkt entsprechend verfahren. Dann ist auch den Mitgliedern der Gemeindevertretung ab diesem Zeitpunkt klar, dass eine Protokollierung geschieht und kann somit im Rahmen der folgenden Wortbeiträge berücksichtigt werde.

In den einzelnen Kommunen des Amtes Crivitz gibt es keine einheitliche Regelung zum Anfertigungen von Niederschriften, weil die Kommunale Selbstverwaltung eine wesentliche Grundlage des demokratischen Staates ist. So bestimmen die Kommunen selbst in ihrer Geschäftsordnung, wie sie die Niederschriften (Beschluss- oder Wortprotokoll) zu ihren Sitzungen anfertigen. Eine Mindestanforderung ist in den Kommentierungen zur Kommunalverfassung beschrieben.

Welche Debatten gab zum Sitzungsdienst des Amtes seit 2014?

Seit der unmittelbaren Gründung des Amtes wurde dieses Thema mehrfach besprochen. Man hat schon frühzeitig erkannt, dass man mit der Protokollführung durch die Mitarbeiter vom Amt Crivitz sparsamer umgehen muss und sie für andere Aufgaben im Haus nicht zur Verfügung stehen.

So wurde schon damals der Gedanke geboren, daß die beratenden Ausschüsse ohne den Sitzungsdienst auskommen sollten und die Protokolle mit eigenen Kräften erstellen könnten.

Im Jahr 2016 überlegte man sogar eine neue Sonderumlage für die Kommunen zu berechnen, da die Personalkosten durch den Sitzungsdienst erheblich stiegen. Diese Sonderumlage wurde aber von der Rechtsaufsichtsbehörde abgelehnt. Seit dieser Zeit versucht man im Amtsausschuss Mehrheiten zu finden, den Protokolldienst des Amtes freiwillig auf ein Mindestmaß zu reduzieren. Aber 2021 sind die Kosten weiter immens gestiegen. Die Statistiken über die Kosten und ein Ranking des Verbrauchs wurde dazu erstellt.

21.10.2015 –„Es wird festgestellt, dass die Praxis der Protokollführung in den Fachausschüssen sehr unterschiedlich ist. Überwiegend werden Mitarbeiter der Amtsverwaltung in Anspruch genommen. In einigen wenigen Fachausschüssen erfolgt die Protokollführung in Eigenregie. Auch wenn ein Anspruch auf Bereitstellung eines Protokollanten aus der Amtsverwaltung besteht, sollte dennoch sparsam damit umgegangen werden.“

– 14.12.2016 – „Im 2014 befasste sich der Amtsausschuss mit der Festlegung von Kontingenten für den Sitzungsdienst und mit der Berechnung von Sonderumlagen. Nach einem Hinweis der Rechtsaufsichtsbehörde wurde ein entsprechender Beschluss hierzu wieder aufgehoben. Die Verwaltung wurde beauftragt, eine Statistik zu führen.“

– 13.12.2017- „Herr Zapf verweist auf die Vielzahl von Stunden, die Mitarbeiter der Verwaltung am Sitzungsdienst teilnehmen und damit für andere Aufgaben im Haus nicht zur Verfügung stehen und bittet noch einmal zu überdenken, ob die Kommunen sich im Bereich der beratenden Ausschüsse wirklich des Sitzungsdienstes aus dem Amt bedienen müssen oder die Protokolle mit eigenen Kräften erstellen könnten.“

– 12.12.2018- Herr Zapf übergibt den Amtsausschussmitgliedern eine Gegenüberstellung der Anteile der einzelnen Gemeinden an der Amtsumlage und des Anteils am Protokolldienst.

Warum ist das eigentlich so eine unendliche Geschichte?

Einzig die Stadt Crivitz wehrt sich seit 2015 erbittert gegen den Vorschlag, daß die beratenden Ausschüsse ohne den Sitzungsdienst auskommen sollten und die Protokolle mit eigenen Kräften zu erstellen. Aus dem Vorsitz des damaligen Kulturausschuss 2016 kam sogar das Argument, daß man nicht zwei Dinge gleichzeitig tun kann, die Sitzung führen und gleichzeitig protokollieren. So verbissen wehrte man sich gegen Veränderungen!

In der Sitzung des Amtsausschusses des Amtes Crivitz vom 12.12.2018 – IV AA 539/18 Statistik Sitzungsdienst für den Zeitraum Juli 2017 – Juni 2018 führte Frau Brusch Gamm an:

Frau Brusch-Gamm findet es nicht den richtigen Weg, jedes Mal wieder über den Protokolldienst zu reden. Der Sitzungsdienst gehöre zur ehrenamtlichen Tätigkeit dazu. Sie nimmt diese Informationsvorlage zur Kenntnis.

Für Herrn Zapf fängt es beim Sitzungsdienst an, denn es gibt Beschwerden, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit nicht schaffen.“

Laut der letzten veröffentlichen Statistik am 12.12.2018 über die Sitzungsstunden im Zeitraum vom 01.07.2017 bis 30.06.2018, ist hier die Stadt Crivitz *Spitzenreiter*in der Inanspruchnahme der Protokolldienste des Amtes Crivitz!

  1. Stadt Crivitz

Anzahl der Sitzungen =75 / Sitzungsdauer= 162h:08‘:00‘‘/ Protokolldienst = 140h:18‘:00‘‘

  1. Amt Crivitz

Anzahl der Sitzungen =46 / Sitzungsdauer= 62h:47‘:00‘‘ / Protokolldienst = 62h:47‘:00‘‘

  1. Gemeinde Banzkow

Anzahl der Sitzungen =44 / Sitzungsdauer= 67h:30‘:00‘‘/ Protokolldienst = 67h:30‘:00‘‘

  1. Gemeinde Plate

Anzahl der Sitzungen =40/ Sitzungsdauer= 68h:50‘:00‘‘/ Protokolldienst = 68h:50‘:00‘‘

Die Vor- und Nachbereitungszeiten durch den Sitzungsdienst/Protokollanten sind nicht erhalten.

Rechnet man die gesamten Stunden aller Kommunen zusammen so wurde vom Protolldienst des Amtes im Zeitraum vom 01.07.2017 bis 30.06.2018 = ca. 623h Protokolldienst geleistet. Das entspricht einer Arbeitszeit von rund 78 Arbeitstagen/ also ca. 3 Monate und 15 Tage!

Eine Statistik zu diesem Thema gab es seit dem 12.12.2018 nicht mehr im Amtsausschuss und wurde auch nicht veröffentlicht!

Die Stadt Crivitz wehrte sich vehement gegen eine Reduzierung des Protokolldienstes vom Amt und ist der Hauptverursacher der angefallenen hohen Kosten. Diese Haltung der Stadt ist unverständlich für uns als CDU, wie man sich so gegen Verbesserungen wehren kann.

Welche Initiative gab es nach dem 12.12.2018 und Veröffentlichungen und Reaktionen dazu?

Ein Tagesordnungspunkt zu Thema * Sitzungsdienst* gab es im Amtsausschuss seit dem 12.12.2018 nicht mehr und wurde auch nicht in der neuen Legislaturperiode aufgenommen! Um so erstaunlicher ist eine Initiative zu bewerten, welche aus einer Haushaltsdebatte Ende 2019 zum Haushalt 2020 entstand !

So wollten schon einige Gemeinden 2020 selbst die Protokolle schreiben, so berichtetet jedenfalls die SVZ!?

RABEN STEINFELD

Gemeinden sparen beim Personal“ – Abgeordnete schreiben Sitzungsprotokolle selbst- von Katja Müller SVZ 19. Februar 2020, 18:30 Uhr

Viele Termine. Viel Arbeit. Jetzt ziehen Amt und Bürgermeister die Reißleine.

Denn nur wenige Tage im Kalender sind ohne einen Versammlungsvermerk. Die Sitzungsdichte in den amtsangehörigen Gemeinden des Amtes Crivitz ist hoch. „Wir haben das Signal des Amtes verstanden, dass der Sitzungsdienst überlastet ist. Es häufen sich die Stunden, in denen die Kollegen für uns Protokolle schreiben“, erklärt Raben Steinfelds Bürgermeister Klaus-Dieter Bruns.

Ab sofort werde die Gemeinde auf diese Dienste verzichten und lediglich bei „schwierigen Angelegenheiten“ auf das Angebot der Verwaltung zurückgreifen. Bereits zwei Sitzungen ohne Protokollantin vom Amt Auch in der Gemeinde Dobin am See haben sich die Abgeordneten darauf verständigt, den Sitzungsdienst des Amtes lediglich zu nutzen, wenn „umfangreiche Themen anstehen“, sagt Bürgermeister Andreas Schwarz.

Bereits bei der jüngsten Haupt- wie auch Finanzausschusssitzung hat er auf diese Dienstleistung verzichtet. „Da wir uns in allen Gemeinden darauf verständigt haben, nur noch Ergebnisprotokolle zu führen und keine detaillierten Wortprotokolle anzufertigen, ist das auch eine Aufgabe, die die Gemeindevertreter selbst übernehmen können“, erklärte Andreas Schwarz.

Bei größeren Sitzungen möchte er jedoch nicht auf die Möglichkeit einer Protokollantin vom Amt verzichten. Ganz ohne die Kompetenz des Amtes geht es nicht In Zapel, so ist sich Bürgermeister Hans-Werner Wandschneider sicher, werde der Sitzungsdienst nicht überstrapaziert.

Wir haben ja nur die normalen Gemeindevertretungen, die maximal sechs Mal im Jahr zusammenkommen, und dann nur den Hauptausschuss.“ Sollte es jedoch eine Hilfe sein und vom Amt gewünscht werden, so der Zapeler,könnte die Kommune auch künftig selbst Protokoll schreiben.

In Plate werden Bürgermeister Ronald Radscheidt und die Gemeindevertreter lediglich bei Sitzungen auf die Protokolldienste des Amtes verzichten, wenn keine Beschlussvorlagen erarbeitet werden müssen.

Bei gut 90 Prozent unserer Versammlungen ist das aber der Fall. Dann sind wir auf die Kompetenz der Verwaltung angewiesen“, betont Radscheidt und ergänzt: „Mit unserer Gemeinde liegen wir noch weit unter dem Durchschnitt, was die Beanspruchung des Sitzungsdienstes angeht.“

Fazit:

Der Vorschlag, daß die beratenden Ausschüsse ohne den Sitzungsdienst auskommen sollten und die Protokolle mit eigenen Kräften erstellen sollten, ist auf jeden Fall *nicht* neu. Er ist auch kein Resultat einer sogenannten *Prozessoptimierung* in der jetzigen Zeit, sondern Resultat seit 2015 von einem langen Bemühen der vorherigen Amtsvorsteherin Frau Isbarn, welche schon frühzeitig auf die Kosten in dieser Problematik im Amtsausschuss hingewiesen hatte und Vorschläge gemacht hat.

Die Tatsache Kosten zu sparen ist legitim, auch wenn es beim Sitzungsdienst ist, so ist doch ein Haushaltsplan nach den Grundsätzen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit aufzustellen und auszuführen. Dabei spielen die Klarheit, Wahrheit und Öffentlichkeit eine große Rolle.

Wir als CDU Gemeindeverband Crivitz unterstützen den erneuten Vorstoß zur Kostenreduzierung, den Protokolldienst in den Kommunen nur zu beschließenden Ausschüsse in Anspruch zu nehmen.

Der Grundsatz der Öffentlichkeit spielt dabei eine große Rolle. Das Recht des Bürgers  auf Information ist auch eine Bringepflicht für Volksvertreter. Zumal seit 2019 fast alle Informationen vom Amt Crivitz (AMT DER ZUKUNFT!) konsequent digitalisiert wurden – ob es Einladungen-Bekanntmachungen-Sitzungsinhalte-Ausschreibungen…usw.usw. sind……!!

Der Bürger sollte auch Debatten/Meinungen sowie kontroverse Diskussionen zu Themen* auch zum Sitzungsdienst* verfolgen und nachlesen können (im digitalen 21Jhrd.!)

Nicht kurzgefasste Beschlussprotokolle über Sitzungen, widerspiegeln kontroverse kommunalpolitische Themen, sondern Niederschriften mit einem sinnerkennenden Inhalt über einen Meinungsaustausch!